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湖南信息學院會計檔案管理暫行辦法

發表時間:?2021-06-05 16:28:29???? 點擊次數:?

 

第一章  總則


第一條 為加強學校會計檔案管理,根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號)等有關法律、行政法規,結合學校實際,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱會計檔案是指學校在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映學校經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條 學校會計檔案歸口學校檔案館和財務處共同管理。檔案館負責對會計檔案工作的指導、監督、檢查,以及移交檔案館的會計檔案的存放、利用和鑒定銷毀工作。財務處負責會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用(移交檔案館前)和鑒定銷毀等工作。

第四條 學校財務處要明確會計檔案管理崗位的職責,建立健全會計檔案內部管理制度,并指定專門會計檔案工作人員,負責所有會計檔案日常管理工作,指定專人后不得隨意更換。


第二章  會計檔案的內容


第五條 下列會計資料應當進行歸檔:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第六條 學??梢岳糜嬎銠C、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第七條 以下與財務會計核算相關的文件材料,應當執行文書檔案管理規定,移交學校檔案館專項存放管理,可不作為財務會計檔案管理:

(一)學校年度財務預算;

(二)學校財務預算執行及考核情況;

(三)學校對外投資的文件及相關投資證明;

(四)學校年度收入分配的相關文件及資料;

(五)學?;窘ㄔO和維修工程的施工合同及其它經濟合同;

(六)各類審計決定、報告及意見書;

(七)公、檢、法、稅務下達的與經費有關的文書;

(八)國家及學校各項財務規章制度。

第八條 同時滿足下列條件的,學校內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規定條件,學校從外部接收的電子會計資料,并附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。


第三章  日常管理


第十條 學校財務處負責全校會計檔案的日常管理和對全校各部門會計檔案管理的指導及監督。學校財務處設會計檔案的工作崗位(兼職),按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應歸檔會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。具體包括會計檔案的搜集、整理、分類、裝訂、立卷、保管、交接、利用、期滿銷毀等工作。

第十一條 學校會計檔案的封面及裝訂材料由財務處和檔案館統一制作,財務處和檔案館應統一和規范會計檔案的裝訂、立卷要求。

第十二條 財務處指定的檔案工作人員是會計檔案的立卷人,應對會計檔案及時進行整理、裝訂、立卷和歸檔。財務處負責人對本部門的會計檔案工作負責。

(一)財務處要建立嚴格、合理、科學的會計憑證傳遞程序,健全各類賬簿的記錄和保管要求,統一各類財務報告的格式和編報時間,保證會計檔案的完整、及時、規范。

(二)對各類會計憑證,應每月及時進行整理和裝訂,防止憑證的散亂和遺失。

(三)記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表,按照編號順序,折疊整齊,按期裝訂成冊,并加具封面,注明應填列的內容,由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。

(四)會計賬薄上應載明賬簿名稱、所屬會計年度、記賬或管理人員、賬簿啟用和起止日期,并加蓋部門公章和分管財務的負責人(會計主管人員)的簽章。

(五)對各類財務報告,應按照月、季、年度保存。作為會計檔案的各類財務報告應加蓋部門公章,部門負責人、財務負責人及填報或者編制人應在報告上簽章。

第十三條 為方便會計檔案的查閱和利用,學校財務處形成的近10年的財務報告、會計賬簿以及近6年的其他會計檔案由財務處會計檔案室保管。對超過上述年限,但尚不夠銷毀年限的各類會計檔案,應移交學校檔案館及時接收保管。

第十四條 財務處當年和上年形成的會計檔案,可在財務處辦公室妥善保管,超過上述年限的會計檔案應在每年的4月份前編制移交清冊,移交給會計檔案室保管。

第十五條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年,從當年會計年度終了后的第一天算起。

第十六條 本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

第十七條 對學校的年度財務報告(年度決算及文字說明)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等永久性保管的會計檔案,財務處在裝訂立卷時應在其封面上標明“永久保存”字樣,單獨保存。

第十八條 財務處、檔案館應提供合適的會計檔案保管條件,做好防火、防盜、防霉、防潮,防鼠、防蛀等工作,對電算化檔案的磁盤、光盤,還要防磁、防折。

第十九條 學校各部門及財會人員之間交接會計檔案,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

第二十條 移交會計檔案,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管的期限、已保管的期限等內容。交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內容逐項交接。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第二十一條 移交的會計檔案為紙質會計檔案的,應當保持原卷的封裝;電子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受部門應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十二條 學校財務處應設立會計檔案查閱薄,記載查閱的時間、目的、查閱的內容及查閱人。

第二十三條 學校財務處保存的會計檔案原則上不得外借,如有特殊需要,已移交檔案館的,須經財務處負責人和檔案館負責人批準,尚未移交檔案館的,經財務負責人批準后(重大或重要事項報學校分管校領導批準),方可辦理借閱登記手續,并限期歸還。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和接換。

第二十四條 對涉密的會計檔案,未經學校法人代表批準,不得以任何形式查閱或者復制。

第二十五條 學校財務處、檔案館應組織相關人員,每年對會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定銷毀意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應重新劃定保管期限;對保管期滿,已無保存價值的會計檔案應當按照一定程序進行銷毀。

第二十六條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證、記賬憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證、記賬憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十七條 保管期滿的會計檔案,除本辦法第二十六條規定的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由學校檔案館會同財務處提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限,銷毀原由、銷毀時間等內容;

(二)由檔案館和財務部負責人、主管財務和檔案工作的校領導分別在銷毀清冊上簽署意見;

(三)銷毀會計檔案時,應當由檔案館和財務處共同派員監銷,電子會計檔案銷毀時,還應當由信息系統管理人員監銷;

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列的內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,將監銷情況分別報告學校分管財務和檔案工作的校領導。


第四章  附 則


第二十八條 本辦法由財務處負責解釋和修訂。

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